Adviseren over procesinnovaties door digitalisering

De uitdaging is om grip te krijgen op het toenemende dagelijkse volume aan gescande documenten en emailberichten ed. door zoveel mogelijk geautomatiseerd aan te bieden aan diverse workflowsystemen en digitaal archief. Het gebruik van slimme informatietechnologie en kennisdeling staat aan de basis van bedrijfsproces verbeteringen (zoals het reduceren van verborgen administratieve activiteiten). 

De technologie verrijkt de informatie met relevante data en stelt de gebruiker daardoor in staat de juiste informatie snel te vinden en de inhoud juist te interpreteren (First Time Right). Taxonomie en (soms) kunstmatige intelligentie helpen om bulkverwerking te automatiseren, zodat er meer tijd is om aandacht te besteden aan het verwerken van complexere informatie of te voldoen aan diverse wet- en regelgeving (AVG). Voor diverse organisaties heeft Docfacta na de analyse van de processen, competenties en kennis binnen de organisatie verbeteringen gepresenteerd. De implementatie gaat gepaard met kleine stapjes, omdat de verbeteringen plaatsvinden in dynamische omgevingen en continue aansluiting gezocht wordt met de verwerkers en de interne gebruikers van deze relevante informatie. Maar ook voor klanten (doelgroepen) moet de informatie eenduidig en begrijpelijk zijn. Door de informatie vanuit de bedrijfsketen te bezien en de activiteiten onderling af te stemmen, kunnen veel verbeteringen gerealiseerd worden en leidt de innovatie tot tevredenheid. Kengetallen onderbouwen en tonen de voortgang van de verandering.

  • Opdrachten:
  • Maken van adviesrapporten m.b.t. digitalisering van het archief incl. kosten- en besparingsmogelijkheden.
  • Maken van businesscases m.b.t. automatisering van informatiestromen en archiefsanering.
  • Maken van procesbeschrijvingen en Service Level Agreements (SLA en DAP).
  • Opbrengsten:
  • Voorstellen tot kwaliteitsverbeteringen en kostenbesparing (kostenbewustwording).
  • Inzicht in management informatie dat leidt tot meer inzicht en ideeën en betere keuzes (oa. activity based costing, KPI’s, enz.).
  • Kwaliteitsimpuls voor het verder uitbouwen van diverse informatiestromen met oog op het gebruik door klanten (doelgroepen) tijdens hun klantreis.
  • Heldere adviezen en planvorming op operationeel en tactisch niveau over de (on)mogelijkheden voor procesverbeteringen vanuit meerdere invalshoeken.