Dagelijks organiseren en veranderen

Documentverwerkende afdelingen verwerken dagelijks veel, heel veel, inkomende – en uitgaande klantinformatie. En steeds vaker komen daar administratieve taken bij  gebaseerd op het herkennen van informatie, zoals het vooraf signaleren van mogelijke fraude ed. Door de groei aan interactieve klantcommunicatie bouwen organisaties de traditionele postkamers of DIV- afdeling om tot multifunctionele pre-informatieprocessing teams. Deze teams  bewerken (klant)informatie ondersteund door geavanceerde technologie. Het traditionele post sorteren, scannen, printen en verzenden vermindert snel en het meedenken over en werken met slimme technologie (ook robotisering) groeit. Met andere woorden de ontwikkeling tot de “Digitale Postkamer 2.0 en 3.0” en het reduceren van verborgen postkameractiviteiten die geen waarde toevoegen aan het bedrijfsproces.

Dit leidt tot een tweede verandering in de informatieverwerking, namelijk de automatisering en uitbesteding van bulkprocessen, zodat er is meer tijd om complexe klantvragen en cases in één keer juist te beoordelen en te verwerken. Ook het lager in de organisatie beleggen van administratieve taken vraagt om een andere bemensing en samenstelling en competenties van deze teams. 

Het onderzoeken en leren van nieuwe mogelijkheden vraagt om kennis en dus training. Maar ook de participerende rol als team in de bedrijfsketen en als medewerker in projecten leidt tot meer verantwoordelijkheid. Dit moet geleerd en begeleid worden en tools moeten beschikbaar komen om de taken en verantwoordelijkheid te kunnen nemen. Docfacta ziet overal medewerkers die heel goed weten wat er anders kan en hoe het zou kunnen maar die slechts zelden boven komen drijven omdat de kans er niet was. De traditionele wijze van kijken naar de competenties en vaardigheden en oordelen doet deze medewerkers geen goed (en de organisatie nog minder) en daardoor leveren zelflerende (informatie verwerkende) teams weinig rendement.

onze klanten