Docfacta structureert informatie

effectieve oplossingen voor informatiemanagement in bedrijfs- en overheidsprocessen

Herkent u dit?

Documentmanagementkosten zijn niet inzichtelijk of worden niet doorbelast.
Deze kosten dalen ondanks digitalisering soms nauwelijks.
Is uitbesteden, automatisering of robotisering dan het antwoord?
Welke investeringen doen we bewust wel/niet? Wat is reëel?
Kostenbewustzijn….

Rol van DIV-medewerker in primaire proces is onderbelicht of onbekend.
Klantcontactmomenten tijdens de customer journey worden nauwelijks afgestemd met de bedrijfsbrede documentmanagementactiviteiten.
Welke processen hebben een intensieve klantinteractie en hoe ontsluiten we nuttige informatie zodat het klantwaarde heeft?

Wettelijke verplichtingen en informatie-obesitas drukken op de efficiency in de informatieketen.
Anonimiseren en dataminimalisatie aan de bron (conform AVG en WOB).
Hoe lang bewaren we informatie en bewaren we niet te veel?
Of klantinformatie is niet consistent, welke informatie is feitelijk juist?

De informatieketen lijkt niet efficiënt ingericht en verbeteringen vergen (te) veel tijd.
Te veel overdrachtsmomenten in de organisatie en systemen waardoor doorlooptijden toenemen (ook AVG).
En er is nauwelijks aandacht voor aanpalende processen en overdracht en resulteert in wachttijden tot 95%.
Kwetsbaarheid van MS Outlook ed. als digitaal archief of workflow.

Indicatoren over informatiemanagement geven geen aanleiding tot verbeteringen van het informatieproces.
Van oudsher te weinig aandacht voor doorlooptijd, kwaliteit en doelmatigheid in een procesdashboard.
Eenvoudige sturing ontbreekt en leidt daardoor niet tot procesverbetering en een beheerst werkproces.

Klantinformatie is lastig tijdig terug te vinden; 20%-30% van beschikbare tijd gaat verloren naar het zoeken van relevante informatie (en het blijkt er ook nog eens niet meer te zijn).
Te veel informatie komt (te) laat bij de doelgroep of moet worden hersteld.
De juiste informatie op het juiste moment vergt adhoc inspanningen en specialistische kennis.

Wie we zijn en wat we doen

Docfacta is een zelfstandig bureau dat zich, sinds 2007, heeft gespecialiseerd in het structureren en beheersen van informatie(stromen), zodat informatie efficient (her)gebruikt wordt. Dit uit zich in het uniformeren, standaardiseren en begeleiden van diverse activiteiten in de informatieketens bij organisaties (profit/non-profit).

Door digitalisering en automatisering (soms in combinatie met robotisering) ontstaan moderne digitale postkamers, informatie (pre)processing centers of DIV-afdelingen als belangrijke interne partner in het primaire bedrijfsproces. Docfacta adviseert vanuit deze dienstverlening én de efficiency van het bedrijfsbrede informatieproces ook over het bewust ‘zelf doen’ dan wel uitbesteden van activiteiten in de informatieketen. En, desgewenst, begeleidt Docfacta ook de transitie.

Docfacta heeft continuïteit en slimme toepassingen hoog in het vaandel staan, omdat we kunnen putten uit brede kennis en ervaring, maar ook samenwerken met toegewijde professionele ketenpartners.

Wat klanten zeggen over Docfacta

“Empathisch vermogen is cruciaal in een veranderingstraject". Samen met Mark hebben we binnen Aegon het programma Digitale Postkamer 2.0 opgezet en uitgevoerd. Het was een lange en intensieve periode waarbij we zowel intern als extern een veranderingstraject hebben uitgevoerd. Het programma is inmiddels met succes afgerond. De kennis van Mark over documentlogistiek is erg belangrijk geweest om het Programma te doen slagen. Maar Marks empatisch vermogen is wellicht het belangrijkste geweest in het gehele traject. We hebben het werk van vele medewerkers veranderd of is verdwenen, dat geeft spanning en onzekerheid bij medewerkers. Empatisch vermogen is dan belangrijk om veranderingen juist door te voeren. Mark, bedankt voor jouw bijdrage binnen het programma Digitale Postkamer.