Portfolio / Project

Informatietechnologie als Haarlemmerolie voor ‘Het Nieuwe Werken’

SNS en Reaal onderkennen dat documentlogistiek één van de vier pijlers is waar het “Het Nieuwe Werken” op steunt. Door te luisteren en oplossingen aan te bieden aan gebruikers draagt het digitaal werken met documenten, ongeacht de locatie, bij aan het enthousiasme en acceptatie ervan bij gebruikers en management.

Het nieuwe werkenDocFacta heeft voor ons in het kader van ‘Het Nieuwe Werken’ een document- en informatiemanagement visie ontwikkeld als verbindende schakel in de traditionele HNW-driehoek: ‘Personele zaken, Fysieke ruimte en IT’. Immers, het digitaal beschikbaar stellen van informatie, het eenvoudig terugvinden van relevante informatie, het samen werken aan documenten, kennis delen en een uniforme wijze van archiveren zijn een paar onderwerpen waarmee documentmanagement ‘Het Nieuwe Werken’ bij SNS/Reaal faciliteert

DocFacta heeft de visie ontwikkeld, processen geanalyseerd en verwoord in blauwdrukken en presentaties en mede kunnen zorgdragen voor de implementatie in twee jaar tijd voor duizenden werknemers.

De visie en implementatie gaat over alle aspecten van de documentlevenscyclus. Hierbij wordt continue de balans gezocht tussen de mogelijkheden van nieuwe software en hardware, gebruikerswensen en -eisen en praktische toepasbaarheid. Maar dit betekent ook dat niet-effectieve documentlogistieke activiteiten bewust beëindigd zijn. Bijvoorbeeld, het niet of minder printen op afdelingen. Een ander voorbeeld is dat in korte tijd de kasten met archiefmateriaal geïnventariseerd werden en samen met de eigenaar van de documenten en gebruikers vastgesteld werd wat bewaard moest blijven, gedigitaliseerd kon worden en wat geacht werd eenvoudig beschikbaar te zijn. Het archiefbeleid ondersteunt de medewerker in het gebruik van het digitale archief. DocFacta heeft van ons de mogelijkheid gekregen en benut om aan het succes van Het Nieuwe Werken bij te dragen.

De opbrengsten:

  • Planvorming op strategisch en operationeel niveau met lange houdbaarheidsdatum
  • Implementaties voor efficiënter document – en kennisdeling
  • Implementaties voor doelmatig gebruik digitaal archief
  • Implementaties voor doelmatig gebruik outputdocumenten
  • Informatiebeleid en gebruiksinstructies
  • Archiefsanering en besparing op vierkante meters en kosten

Gerelateerde projecten