Sturen van de informatiestromen

Er liggen kansen op het gebied van “het afbouwen van de traditionele postkamer en ombouwen naar een digitale postkamer”. Het resultaat is een betere dienstverlening aan de organisatie door gebruik te maken van informatietechnologie. Steeds vaker gaat dit gepaard gaan met een (gedeeltelijke) uitbesteding van activiteiten. Daarmee zal de behoefte ook groter worden aan demand- en leveranciersmanagers (interne consultancy en regie) met kennis van document management en gecontroleerde uitbesteding en exploitatie. retroNetworkCS1

Bekijk onze diensten:

Interim Management
Als interim manager kan DocFacta een periode in uw bedrijf de document- en informatiestroom analyseren om er vervolgens een helder advies over te geven. De uitvoering kan DocFacta u ook uit handen nemen maar natuurlijk is het ook mogelijk om dit door uw team te laten oppakken. In de praktijk is het enerzijds begeleiden van medewerkers en anderzijds het analyseren en verbeteren van informatieprocessen een proces dat synergie creert. De inspanningen komen zowel de medewerkers als het bedrijfsproces ten goede.
Intermediair
Organisaties besteden weloverwogen de gehele of enkele onderdelen van de informatielogistieke keten uit. De ervaring met het uitbesteden van deze activiteiten en het succes ervan is wisselend. Niet in de laatste plaats omdat er geen wederkerige afspraken zijn gemaakt. De latende partij overziet het spelveld niet volledig en hoort weinig over de ervaringen van anderen. De externe dienstverlener wordt geconfronteerd met een toch iets ander dienstenpakket en volumes dan op voorhand was overeengekomen. En geeft niet thuis bij het verzoek om technologische innovaties. Op het moment dat de overeenkomst wordt beëindigd, is er dan een kans dat de medewerkers weer in dienst van de latende partij terugkeren? Hoe houdt u de Regie? DocFacta helpt u hierbij.
Analyseren & Adviseren
iStock_000014565332XSmallDocFacta wordt ingehuurd door organisaties die een analyse willen laten maken van de interne documentaire- en informatieprocessen. Meestal omdat deze bedrijven zelf geen kennis en/of kunde hebben op dit gebied. Afdelingen van waaruit DocFacta werkt zijn veelal postkamers, scancentra, print- en reprofaciliteiten als onderdeel van de facilitaire dienst en IT. Het zijn essentiele schakels in het primaire bedrijfsproces en verwerken dagelijks een schat aan informatie. Daar start het verduurzamen van de informatie en het informatieproces. Dit uit zich in het begeleiden en aansturen van veel en uiteenlopende activiteiten gericht op het beheersen van informatiestromen. Het houdt vaak ook een fikse kostenbesparing in. Te vaak onderkent een onderneming pas in een relatief laat stadium de afhankelijkheid en relevantie van documenten. Ondanks het feit dat informatie op de documenten een trigger zijn voor de bedrijfsactiviteiten en dikwijls een juridische status hebben. Kengetallen en KPI’s ontbreken en er is nauwelijks inzicht in de operationele kosten. “Het is zo gegroeid” is een vaak geuite opmerking. Het onderkennen van de noodzaak is de eerste stap. DocFacta helpt bij het slim opzetten van een effectief een kwalitatief goede Document Management, volgens de logica van de documentlogistieke keten. Na de grondige analyse wordt een 'regie-organisatie' ingericht voor het duurzaam borgen van de veranderde processen en om de verbeteringen op koers te houden. Dit bouwen we op door invulling te geven aan vier bouwstenen, gebaseerd op feiten en cijfers: mensen - wetgeving - processen - ICT.

Geen deskundigen in huis?

DocFacta wordt regelmatig gevraagd om een analyse te maken bij organisaties met betrekking tot de huidige status van document- en informatiemanagement, zowel strategisch als operationeel. Wij beschrijven vervolgens de gewenste situatie en schrijven een programma om deze situatie te bereiken (‘closing the Gap’). Dit doen we samen met inspiratie- en sparringspartner Sequoia Klant Communicatie. Het uitgangspunt voor de dienstverlening van zowel Sequoia als DocFacta is om organisatie, management en medewerkers op iedere denkbare manier ondersteuning te geven bij het inrichten en optimaliseren van de klantcommunicatie van de organisatie én in de rollen die zij op het gebied van klantcommunicatie vervullen. De berichten van en naar uw klant dienen aan te sluiten op de beleving van de klant ongeacht het communicatiekanaal dat gebruikt wordt.

  • Is de informatie via het "papieren" kanaal hetzelfde als de informatie uit het webkanaal?
  • Welke inspanningen zijn nodig om klanten dezelfde informatie te geven?
  • Is de informatie wellichtal beschikbaar en te hergebruiken?
  • Is het kosteneffectief en zijn er deskundigen om de veranderende bedrijfsvoering te begeleiden en te borgen?

Want het succes van het ene kanaal kan ten koste gaan van het andere.

Wij bezien de bedrijfsprocessen vanuit een Document Managementbril

Arrows Aray no shadowHierdoor creëert DocFacta een toegevoegde waarde, omdat we ons niet beperken tot één facet in de documentlogistieke dienstverlening, maar dit beschouwen als gehele keten. Door bedrijfsactiviteiten in elkaars afhankelijkheid te beschouwen, voorkom je dat het succes van de ene afdeling, de frustratie van de ander wordt. We dragen bij aan het succes van diverse afdelingen binnen een organisatie, bijvoorbeeld Marketing, Call Centers en Finance. Afdelingen met directe klantcontacten.